Para que uma empresa consiga alcançar o sucesso, é preciso que os seus gestores saibam controlar os gastos. Caso contrário, ela terá o seu lucro reduzido por situações ou problemas que poderiam ser evitados, ou mesmo contrair dívidas desnecessárias.

A boa notícia é que, mudando algumas atitudes e setores e incentivando a sua equipe a ter um novo modelo de trabalho, é possível contornar essa situação e garantir o máximo de lucratividade.

Quer saber como? Então, continue lendo este artigo e confira as dicas práticas que trouxemos para você promover a redução de custos na sua instituição!

1. Otimize processos

Tornar a sua empresa mais produtiva é uma ótima maneira de reduzir custos. Afinal, quanto mais rápida e eficientemente ela produzir, maior será o seu lucro. Além disso, existem diversas atividades que, quanto mais tempo levarem para ser realizadas, mais dinheiro será gasto.

O ideal, então, é fazer uma análise geral na sua empresa e conferir quais setores e atividades podem ter sua execução otimizada, seja por meio da compra de ferramentas mais modernas, seja por pequenas mudanças na própria equipe.

O primeiro passo para isso é fazer um mapeamento das atividades de trabalho. Depois, na hora de destacar os pontos de melhoria, lembre-se de envolver os times de cada setor, pois eles podem oferecer sugestões das ações que mais têm atrapalhado o seu rendimento. Após isso, é hora de começar a colocar em prática essas mudanças.

É importante focar nos pontos mais críticos primeiro. Assim, você já conseguirá ver melhorias na produtividade à medida que elas vão sendo implementadas. Também é interessante analisar logo os resultados obtidos com essas mudanças, para verificar se elas estão mesmo surtindo efeito ou se é preciso repensá-las para aprimorar essas otimizações.

2. Faça renegociações com os fornecedores

Talvez você não saiba, mas a sua empresa pode estar pagando muito caro na compra de produtos ou materiais com fornecedores.

Caso vocês tenham uma parceria de longa data ou o seu negócio faça compras frequentes, é sempre possível renegociar o valor pago ou mesmo pedir descontos. Outra dica é buscar mais informações sobre a empresa. Ao entender melhor como ela funciona, será possível descobrir os seus “pontos fracos” em negociação e ter mais margem de manobra para pedir descontos, por exemplo.

Você também pode pensar na possibilidade de trocar de fornecedor. Nesse caso, procure parceiros na sua região que oferecem um menor preço e melhores opções de entrega — e, aqui também, não deixe de pedir descontos pela compra de muitos materiais.

Seja como for, é fundamental ter uma expectativa de gastos bem organizada e nítida, para que você nunca se sinta obrigado a aceitar uma oferta de um fornecedor que não seja interessante para o seu negócio. Além disso, procure sempre manter uma boa relação com os seus parceiros, baseada na confiança entre ambas as partes. Isso é o que mais pode resultar em descontos e facilidades a longo prazo.

3. Considere a terceirização de serviços e setores

Em algumas situações, é mais benéfico contar com a atuação de uma empresa terceirizada do que realizar as atividades por conta própria, internamente. Para descobrir se esse é o seu caso, existem certas análises e comparativos que você pode fazer.

Com a terceirização, sua instituição poderá focar nas atividades mais importantes do negócio, tanto financeira quanto organizacionalmente. As operações menos importantes, porém, não serão deixadas de lado, pois estarão sob os cuidados de equipes especializadas. Além disso, haverá um aumento de produtividade e economia, já que essa equipe com conhecimento técnico e prático daquele setor conseguirá trazer melhores resultados à sua empresa.

Apesar do que alguns pensam, pode ser muito mais barato terceirizar serviços ou mesmo setores dentro de uma organização do que contratar uma equipe interna competente. Afinal, salários, encargos trabalhistas e outros gastos podem ser muito altos, principalmente ao serem utilizados para atividades que não são tão importantes para o funcionamento da empresa.

Essa, aliás, é uma ótima oportunidade de fortalecer vínculos com seus fornecedores e empresas parceiras, em vez de apenas contratar os seus serviços. Será possível adquirir descontos e outras vantagens, estabelecendo uma verdadeira relação de “ganha-ganha” para todos.

4. Crie metas para a redução de custos

É essencial que o seu negócio esteja organizado financeiramente, e isso exige a definição de metas para o controle de gastos e a redução de custos, trazendo assim uma economia recorrente para a empresa. Nesse sentido, uma dica que pode auxiliar a gestão é a de reavaliar o regime tributário utilizado na sua instituição. Talvez ela não seja a mais indicada para o porte atual da sua empresa, o que acaba rendendo mais taxas e impostos do que deveria.

Procure, também, estabelecer metas de redução de gastos para os seus funcionários. Isso auxiliará a economia da empresa e permitirá que eles pensem em alternativas para que os setores gastem menos, mas ainda sem perder a produtividade e a qualidade do serviço.

Com uma boa administração e organização financeira, é possível saber exatamente o quanto está sendo gasto, e com o quê. Dessa forma, você pode encontrar com mais facilidade as atividades e setores cujos gastos são excessivos, e pensar em quais estratégias adotar para reduzir tais custos.

Também pode ser viável adquirir um bom software de gestão. Com ele, todas as informações sobre a empresa (inclusive as financeiras) estarão agrupadas em um só lugar, podendo ser analisadas mais rapidamente — além da possibilidade de cruzamento de informações para encontrar diversos índices.

5. Envolva toda a equipe nessa missão

Sua equipe não só pode como deve participar do planejamento e da implementação da sua estratégia de redução de custos. Os funcionários serão (direta ou indiretamente) afetados pelas modificações, logo, eles precisam estar cientes de como e por que elas são importantes.

Uma boa ideia quanto a isso é investir em treinamentos, seja para a equipe ter uma melhor consciência financeira, seja para aprender a otimizar o seu próprio trabalho, conseguindo produzir mais em menos tempo. Afinal, isso também auxiliará a redução de gastos.

Com pequenas ações da equipe — como reduzir o consumo de energia elétrica e evitar o uso de copos descartáveis, por exemplo — uma economia considerável já pode ser feita, e sem causar grandes impactos na rotina de trabalho. O mais importante é que essa economia de custos seja uma cultura frequente na instituição, para que se tornem mesmo hábitos de todos, e não apenas algo a se fazer nos primeiros meses.

Enfim, colocando em prática estas dicas, temos certeza de que você consegue uma boa redução de custos no seu negócio, além de ter um dinheiro extra para reinvestir na instituição e, assim, gerar ainda mais lucros!

Então, gostou do texto? Sobrou alguma dúvida? Deixe o seu comentário e compartilhe conosco as medidas que você já utiliza para reduzir custos no seu negócio!

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